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2023-07-07 | 創業小知識
有限公司轉董事如何做?董事辭任/委任流程一覽


公司轉董事要怎麼辦?公司註冊後有人事變動都很常見,遇上董事退出或辭職情況,就要委任新人出任董事職務。本文將會分享有限公司轉董事的流程須知,讓各位老行家或創業新手都可及早準備。

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公司董事資格

根據香港公司條例,私人股份有限公司可以委任自然人或法人團體出任董事職務,但當中必須至少有一名自然人擔任董事,若果該名人士是唯一董事,便不能兼任公司秘書。公司董事並無國籍規限,理論上只要年滿18歲便符合資格。

至於擔保有限公司則不能讓法人團體出任董事,所有董事均須為自然人。

 

公司董事人數

私人公司:最少1名董事

公眾公司或擔保有限公司:最少2名董事

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如何更改公司董事?

當公司想變更董事,就要先召開董事會會議,通過任命新董事或舊董事退出的決定後,再將新董事的資料和會議決議書交到公司註冊處等待批核。

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董事委任程序

本港公司可經普通決議或現任董事的決定來任命新董事,公司必須在新董事委任後的15天內,向公司註冊處提交表格ND2A以作通知。除此,公司也需要更新董事名冊,準確記錄新董事資料。

 

董事委任注意事項

委任新董事前,公司應該先查閱公司章程,了解章程對董事有沒有特別要求,例如董事的專業資格條件,董事是否須持有股份等等。委任新董事後,亦記得要更新董事名冊,準確記錄新董事資料。

 

董事辭任程序

當有董事辭職退任,公司須向公司註冊處交付表格ND2A以作申報。但如果該董事認為公司不會向註冊處申報其辭職通知,便需提交表格ND4代為申報,通知書內須說明公司的章程細則有否規定辭職董事需發出辭職通知,以及該通知有否按照規定發出(如適用)。

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公司秘書如何幫手?

公司註冊處規定,有限公司凡有名稱、地址、架構、董事/公司秘書、股份及章程變動,都需在指定期限內遞交相關表格及文件完成申報,若有違例,有關人士可被判罰款最高HK$50,000,持續違例更可能要支付按日計算的失責罰款HKD 1,000。

更改董事的所需文件:

  • 公司註冊證書
  • 最新商業登記證
  • 最新周年申報表
  • 公司章程
  • 公司變更文件
  • 新任董事的身份證明文件(身份證或護照)


總結

公司秘書的職責包括更新董事名冊,以及按時向公司註冊處提交申報文件,以確保公司符合法律要求運作。所以,成立有限公司除了須分別委任一名董事和公司秘書外,亦要有秘書服務維持企業的正當性。壹達商務中心設有一站式開公司及秘書服務,幫你辦妥一切繁複手續,老闆們可安心打理業務!立即致電 3575 6888,或 WhatsApp 壹達商務顧問了解更多!